登記識別情報が初めて発行される時

　登記所から受け取った登記識別情報の通知書を所有者に渡す時には、目隠しシールが剥がれた形跡のないことを所有者に確認してもらい、確認した旨が記載された受領証を受取人からもらう。このことで所有者が受け取るまで登記識別情報を誰も見なかったことの記録が残る。
　なお、所有者に登記識別情報の意味と取り扱いについて十分な理解を得てもらうことは当然である。

登記識別情報を使って登記を行う時

　所有者から登記識別情報を受け取る時には、登記識別情報を記載した部分が目隠しシールか何かで封印がされているかどうかを調べ、封印の状況について記載をした預かり証を発行する。預かり証の控えは取っておく。登記識別情報が記載された書面に封印がなされていなかった場合は、ここで記録が残る。
　登記識別情報を記載した書面の封印をはずすのは、登記所に提出するコピーを取る時に限り、このコピー以外には登記識別情報を記載した書面は作らない。コピーを取った後は速やかに原本とコピーに封印を施す。登記申請には封印をしたままのコピーを登記所に提出する。なお、これらの作業は申請書作成の委任を受けた資格代理人以外は行わない。
　登記完了後、登記識別情報を所有者に渡す時は、封印がなされていることを確認してもらい、確認した旨の記載がある受領証を受け取る。所有者に登記識別情報の意味と取り扱いについて十分な理解を得てもらうことは当然である。

　登記識別情報の封印の状況が記載された預かり証と受領証を残しておけば、所有者と登記申請の代理人(司法書士、土地家屋調査士)の間に、別の代理人がはいって登記識別情報を受け渡しする場合も、その代理人が登記識別情報を見なかったことの記録になる。